소스 문서는 비즈니스 트랜잭션의 세부 정보가 포함 된 원본 문서입니다. 소스 문서는 관련 당사자의 이름, 지불 금액 (있는 경우), 날짜 및 거래 내용과 같은 거래에 대한 주요 정보를 캡처합니다. 원본 문서는 회계 시스템에서 구별 할 수 있도록 고유 번호로 자주 식별됩니다. 문서의 사전 번호 지정은 회사에서 누락 된 문서가 있는지 조사 할 수 있기 때문에 특히 유용합니다.
소스 문서의 정보가 회계 시스템에 기록되면 소스 문서는 쉽게 액세스 할 수 있도록 색인화되고 보관됩니다. 작년에 생성 된 문서는 일반적으로 현장에 저장되며 오래된 문서는 저렴한 오프 사이트 저장 시설에 저장됩니다.
원본 문서는 기록 된 트랜잭션이 실제로 발생했다는 증거로 사용하는 감사 자에게 중요합니다. 소스 문서는 일반적으로 지불과 관련하여 비즈니스 파트너와 거래 할 때 회사에서 증거로 사용하기도합니다. 소스 문서의 예는 다음과 같습니다.
취소 된 수표
대변 메모
입금 전표
경비 보고서
송장
자재 요청 양식
구매 주문
시간 카드
판매 영수증
증거를 위해 원본 문서의 전자 이미지는 일반적으로 허용되지만 일부 경우에는 종이 기반 문서가 여전히 필요할 수 있습니다.
일반적으로 원본 문서를 몇 년 동안 보관해야합니다. 국세청은 급여와 관련된 일부 유형의 문서에 대한 보존 간격을 요구합니다. 문서의 보존 기간에 대해 궁금한 점이 있으면 지식이 풍부한 변호사와 상담하십시오.
