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채무 통제

미지급금 통제는 미지급금 기능의 손실 위험을 완화하는 데 사용됩니다. Payables 통제는 지불 의무를 확인하고 컴퓨터 시스템에 지불 데이터를 입력하고 공급자에게 지불하는 세 가지 일반 범주로 집계됩니다. 컨트롤은 다음과 같습니다.

지불 통제 의무

지불 의무 확인은 가능한 여러 제어 중 하나를 통해 수행 할 수 있습니다. 그들은:

  • 송장 승인 . 지불을 승인 할 수있는 위치에있는 사람은 공급자 송장의 승인을 나타냅니다. 그러나 승인자가 공급자 송장 만 볼 경우 실제로는 상대적으로 약한 통제입니다. 상품이나 서비스를 받았는지 또는 청구되는 가격이 회사가 원래 동의 한 것인지 알 수있는 방법이 없기 때문입니다. 승인자는 청구될 총계정 원장 계정을 알고 싶을 수도 있습니다. 따라서 미지급금 직원이 먼저 공급자 송장을 조립하고 구매 주문을 승인하고 문서를 패킷으로받은 다음 청구 할 계정 번호가 포함 된 서명 블록으로 송장을 스탬프 처리 한 다음 승인자를받는 것이 좋습니다. 그것을 검토하십시오. 이 접근 방식은 검토 자에게 작업 할 수있는 매우 완전한 정보 세트를 제공합니다.

  • 구매 주문 승인 . 구매 부서는 모든 구매에 대해 구매 오더를 발행합니다. 이렇게함으로써 구매 직원은 본질적으로 모든 지출이 이루어지기 전에 승인하게되며, 이는 일부 지출이 발생하는 것을 방지 할 수 있습니다. 이 제어는 구매 직원의 상당한 작업을 수반하기 때문에 직원에게 공식 구매 요청 양식에 항목을 요청하도록 요청할 가능성이 높습니다.

  • 3 자 매치를 완료하십시오 . Payables 직원은 지불을 승인하기 전에 공급자 송장을 관련 구매 주문서 및 영수증에 일치시킵니다. 이 접근 방식은 승인이 구매 주문을 기반으로하기 때문에 개별 송장 승인의 필요성을 대체합니다. 상품 수령도 확인하기 때문에 구매 오더만으로 승인하는 것보다 낫습니다. 그러나 그것은 또한 고통스럽고 느리며 누락 된 서류가 있으면 고장날 수 있습니다.

  • 수동 중복 결제 검색. 전산화 된 미지급금 시스템은 중복 송장 번호에 대한 자동 검색을 수행합니다. 이것은 완전히 수동 회계 시스템에서 훨씬 더 어려운 작업입니다. 이 경우 AP 담당자는 공급 업체 파일과 미지급 송장 파일을 검색하여 공급 업체로부터 방금받은 송장이 이미 지급되었는지 확인할 수 있습니다. 많은 상황에서 수신되는 공급 업체 송장의 양으로 인해 지불 담당자가 중복 송장을 식별하려는 시도를 포기하고 때때로 그러한 항목에 대해 비용을 지불 할 것이라는 점을 받아들입니다.

데이터 입력 제어

모든 공급 업체 송장이 미지급금 시스템에 입력되었는지 확인하는 방법에는 여러 가지가 있지만 이러한 통제는 성공 정도가 다양합니다. 컨트롤은 다음과 같습니다.

  • 승인 후 기록하십시오 . 이 제어는 미지급금 담당자가 모든 송장을 시스템에 입력하기 전에 승인을 확인하도록합니다.

  • 승인 전에 기록하십시오 . 이 통제는 수령 한 모든 송장이 한꺼번에 미지급금 시스템에 기록되기 때문에 지급 승인을 얻는 것보다 공급자에게 지급하는 데 더 큰 우선 순위를 둡니다. 이 컨트롤은 구매 주문이 이미 구매 승인에 사용 된 경우 가장 잘 작동합니다.

  • 송장 번호 지정 지침을 채택하십시오 . 미지급금 데이터 입력 영역에서 가장 큰 문제는 중복 결제일 것입니다. 대부분의 회사는 중복 송장을 자동으로 감지하고 중복 결제를 방지하는 회계 소프트웨어를 사용하기 때문에 이는 문제가되지 않는 것 같습니다. 그러나 송장 번호가 기록되는 방식에 불일치가있을 수 있습니다. 예를 들어, 인보이스 번호 0000078234를 앞에 0이 있거나없는 상태로 기록합니까? 동일한 송장이 AP 직원에게 두 번 제시되고 한 번은 0000078234로, 다음 번에는 78234로 기록되는 경우 시스템은 해당 송장을 중복 송장으로 표시하지 않습니다. 인보이스 번호에 대시가있는 경우에도 동일한 문제가 발생합니다. 송장 번호 1234-999는 1234-999 또는 1234999로 기록 될 수 있습니다.

  • 재무 제표의 예산과 일치합니다 . 공급 업체 송장이 잘못된 부서에 잘못 청구 된 경우 재무 제표를 숙독하는 부서 관리자가 청구 된 금액과 예산 간의 차이를 감지하여 회계 부서의주의를 끌 수 있습니다.

지불 관리

아래에 언급 된 대부분의 통제는 수표 지급과 관련이 있습니다. 이는 여전히 지배적 인 지급 방식이기 때문입니다. 컨트롤은 다음과 같습니다.

  • 분할 수표 인쇄 및 서명 . 한 사람이 수표를 준비하고 다른 사람이 서명해야합니다. 그렇게함으로써 현금 발행에 대한 교차 점검이 있습니다.

  • 모든 수표를 잠긴 위치에 보관하십시오 . 사용하지 않은 수표 재고는 항상 잠긴 위치에 보관해야합니다. 그렇지 않으면 수표를 도난 당하고 사기로 작성하여 현금화 할 수 있습니다. 즉, 서명 판이나 스탬프도 잠긴 위치에 보관해야합니다.

  • 사용 된 수표 번호의 순서를 추적합니다 . 점검 실행 중에 사용 된 점검 번호 범위가 나열된 로그를 유지하십시오. 이는 스토리지의 체크인이 누락 될 수 있는지 판별하는 데 유용합니다. 누군가가 수표를 훔치는 동시에 로그를 훔칠 수 있으므로이 로그를 저장된 수표와 함께 보관해서는 안됩니다.

  • 수동 확인 서명이 필요합니다 . 회사는 모든 수표에 서명을 요구할 수 있습니다. 수표가 발행되는 이유를 조사하고 지불 금액에 대해 거의 의문을 제기하지 않는 수표 서명자가 거의 없기 때문에 이것은 실제로 상대적으로 약한 통제입니다. 회사가 대신 서명 판이나 스탬프를 사용하기로 결정했다면 강력한 구매 주문 시스템을 갖추는 것이 훨씬 더 중요합니다. 구매 직원은 미지급금 프로세스 흐름의 초기에 구매 주문을 발행하여 송장의 사실상 승인자가됩니다.

  • 추가 수표 서명자가 필요합니다 . 수표 금액이 일정 금액을 초과하는 경우 두 번째 수표 서명자가 필요합니다. 이 제어는 여러 고위급 사람들에게 지불을 중단 할 수있는 기회를 제공합니다. 실제로는 통제 환경을 실제로 강화하지 않고 결제 프로세스에 또 다른 단계를 도입 할 가능성이 더 높습니다.