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급여 내부 통제

일반 급여 통제

시간 기록 정보가 누적되는 방식이나 직원의 급여 지급 방식에 관계없이 거의 모든 급여 시스템에 대해 다음과 같은 제어를 선택하는 것을 고려하십시오.

  • 감사 . 내부 감사 자 또는 외부 감사자가 급여 기능에 대한 정기적 인 감사를 수행하여 급여 지급이 올바르게 계산되고 있는지, 급여를받는 직원이 회사에서 계속 근무하고 있는지, 시간 기록이 제대로 축적되고 있는지 등을 확인하도록합니다.

  • 권한을 변경 합니다. 직원이 회사에 서면 및 서명 된 요청을 제출 한 경우에만 직원의 결혼 상태, 원천 징수 수당 또는 공제 변경을 허용합니다. 그렇지 않으면 직원이 변경을 원했다는 증거가 없습니다. 관리자가 요청한 모든 급여 변경에 대해 동일한 제어가 적용됩니다.

  • 변경 추적 로그 . 컴퓨터 화 된 급여 모듈을 사용하여 사내에서 급여를 처리하는 경우 변경 추적 로그를 활성화하고 암호로 보호 된 인터페이스를 통해서만 액세스 할 수 있는지 확인하십시오. 이 로그는 급여 시스템에 대한 모든 변경 사항을 추적하므로 오류 또는 사기 항목을 추적하는 데 매우 유용합니다.

  • 오류 검사 보고서 . 일부 유형의 급여 오류는 급여 결과의 ​​정규 분포를 벗어나는 항목 만 표시하는 보고서를 실행하여 발견 할 수 있습니다. 모두가 특정 오류를 나타내는 것은 아니지만보고 된 항목의 경우 근본적인 오류의 가능성이 더 높습니다. 급여 관리자 또는 급여 활동에 관여하지 않는 제 3자는 이러한 보고서를 실행하고 검토해야합니다.

  • 비용 추세선 . 재무 제표에서 급여 관련 비용의 변동을 찾은 다음 변동 이유를 조사합니다.

  • 감독자에게 지불 보고서를 발행합니다 . 직원들에게 지불 목록을 각 부서 감독자에게 보내고 정확한 지불 금액과 낯선 이름을 검토하도록 요청하십시오. 그들은 더 이상 회사에서 일하지 않는 직원에게 지급되는 금액을 식별 할 수 있습니다.

  • 기록에 대한 액세스를 제한합니다 . 무단 액세스를 방지하기 위해 직원 파일과 급여 기록을 사용하지 않을 때는 항상 잠급니다. 이러한 기록이 온라인에 저장되는 경우 암호 보호를 사용하십시오. 이 예방 조치는 누군가가 다른 직원의 기록에 액세스하지 못하도록 할뿐만 아니라 기록에 대한 무단 변경 (예 : 급여)을 방지하기위한 것입니다.

  • 업무 분리 . 한 사람이 급여를 준비하고, 다른 사람이이를 승인하고, 다른 사람이 지불을 생성하도록하여 여러 사람이 공모하지 않는 한 사기 위험을 줄입니다. 적절한 직무 분리를위한 인력이 충분하지 않은 소규모 회사에서는 최소한 급여를 직원에게 보내기 전에 누군가 급여를 검토하고 승인하도록 요구하십시오.

급여 계산 통제

다음 가능한 제어 목록은 작업 표 누락, 잘못된 작업 시간 및 잘못된 급여 계산과 같은 문제를 해결합니다. 그들은:

  • 자동화 된 시간 표시 시스템 . 상황에 따라 컴퓨터 시계를 설치하는 것을 고려하십시오. 이 시계에는 직원이 지정된 근무 시간에만 출퇴근 할 수 있도록 허용하고, 감독 무시없이 초과 근무를 허용하지 않으며, (생체 인식 시계의 경우) 버디 펀치의 위험을 제거하는 등 다양한 제어 기능이 내장되어 있습니다. 또한 이러한 시계에 의해 생성 된 예외 보고서를 감독자에게 보내 검토를 받아야합니다.

  • 계산 확인 . 급여를 수동으로 계산하는 경우 두 번째 사람이 근무 시간, 사용 된 급여, 세금 공제 및 원천 징수를 포함한 모든 계산을 확인하도록하십시오. 두 번째 사람이 계산을 시작한 사람보다 신중한 검사를 수행 할 가능성이 더 큽니다.

  • 근무 시간 확인 . 직원이 실제 근무한 시간보다 더 많은 시간을 청구하지 않도록 항상 감독자가 직원이 근무한 시간을 승인하도록하십시오.

  • 급여 등록부를 지원 문서와 일치 시킵니다. 급여 기록부에는 총 임금, 공제액 및 순 급여가 표시되므로 확인 목적으로 지원 문서를 추적 할 수있는 좋은 요약 문서입니다.

  • 직원 목록에 시간 카드를 일치 시킵니다. 직원이 적시에 작업 표를 제출하지 않아 급여를받지 못할 상당한 위험이 있습니다. 이 문제를 방지하려면 급여 처리를 시작할 때 활동중인 직원 목록을 인쇄하고 작업 표를받을 때 목록에서 이름을 확인하십시오.

  • 초과 근무 확인 . 직원이 근무한 시간을 감독자가 승인하도록 요구하지 않더라도, 최소한 감독자가 초과 근무 시간을 승인하도록하십시오. 이 시간과 관련된 급여 프리미엄이 있으므로 직원이 시간을 청구하려는 유혹과 마찬가지로 회사 비용이 더 높습니다.

  • 지불 변경 승인 . 직원 급여 변경에 대해 하나의 승인 서명을 요구하는 것이 아니라 직원의 상사가 서명하고 다음 상위 수준의 상사가 서명하는 두 가지 서명을 요구하는 것을 고려하십시오. 그렇게하면 급여를 변경할 때 담합의 위험이 줄어 듭니다.

지불 통제 확인

직원에게 수표로 지불 할 때 사기 및 다양한 오류의 위험을 완화하기 위해 몇 가지 제어가 필요합니다. 주요 컨트롤은 다음과 같습니다.

  • 서명 인증을 업데이트합니다. 수표 서명자가 회사를 떠나면 승인 된 수표 서명자 목록에서 제거하고이 정보를 은행에 전달하십시오. 그렇지 않으면 여전히 회사 수표에 서명 할 수 있습니다.

  • 직원들에게 수표 . 가능한 경우 직원에게 직접 직접 확인하십시오. 이렇게하면 급여 담당자가 유령 직원의 수표를 만들고 수표를 챙기는 사기 유형을 방지 할 수 있습니다. 이것이 너무 비효율적 인 제어라면 가끔 수동으로 검사를 배포하는 것이 좋습니다.

  • 분배되지 않은 급여를 잠급니다 . 직원에게 직접 급여를 발행하는데 누군가가없는 경우 안전한 장소에 수표를 잠그십시오. 그러한 수표는 도난 당하거나 현금화 될 수 있습니다.

  • 주소를 일치 시킵니다. 회사에서 직원에게 수표를 우편으로 보내는 경우 수표의 주소를 직원 주소와 일치시킵니다. 두 개 이상의 수표가 동일한 주소로 전달되는 경우 급여 담당자가 가짜 직원에 대한 불법 지급금을 자신의 주소로 라우팅하고 있기 때문일 수 있습니다.

  • 급여 당좌 예금 계좌 . 별도의 당좌 예금 계좌에서 직원에게 지불해야하며 지불 한 수표 금액으로 만이 계좌에 자금을 조달해야합니다. 이렇게하면 계정의 자금이 변경된 수표에 대해 지불하기에 충분하지 않기 때문에 누군가가 기존 급여의 금액을 부정하게 늘리거나 완전히 새로운 급여를 만드는 것을 방지 할 수 있습니다.

여러 컨트롤이 서로를지지하여 여러 컨트롤로 인해 중복되는 효과가 발생할 수 있습니다. 이러한 경우 다른 컨트롤이 손실 위험을 완화한다는 것을 알고 있으므로 몇 가지 컨트롤을 안전하게 제거 할 수 있습니다.