소스 문서는 비즈니스 트랜잭션이 기록되는 물리적 기반입니다. 원본 문서는 일반적으로 감사자가 나중에 회사의 재무 제표를 검토 할 때 증거로 사용하기 위해 보관되며 거래가 실제로 발생했는지 확인해야합니다. 일반적으로 다음 정보가 포함됩니다.
비즈니스 거래에 대한 설명
거래 날짜
특정 금액
승인 서명
승인을 표시하거나 기본 거래를 기록하는 데 사용할 계정 또는 현재 날짜를 기록 할 수 있도록 많은 원본 문서에도 스탬프가 찍혀 있습니다.
원본 문서가 종이 문서 일 필요는 없습니다. 또한 스마트 폰을 통해 회사의 시간 관리 시스템에 입력 된 직원이 근무한 시간의 전자 기록과 같은 전자적 일 수도 있습니다.
재무 기록에 나타나는 원본 문서 및 관련 비즈니스 트랜잭션의 예는 다음과 같습니다.
은행 명세서 . 여기에는 회사가 은행의 기록과 일치하도록 참조해야하는 회사의 현금 장부 잔액에 대한 여러 조정이 포함됩니다.
금전 등록기 테이프 . 이것은 판매 거래의 기록을 지원하는 현금 판매의 증거로 사용할 수 있습니다.
신용 카드 영수증 . 이것은 소액 현금에서 자금을 지불하는 증거로 사용할 수 있습니다.
Lockbox 확인 이미지 . 이 이미지는 고객의 현금 영수증 기록을 지원합니다.
포장 명세서 . 이것은 고객에게 배송 된 품목을 설명하므로 판매 거래 기록을 지원합니다.
판매 주문 . 이 문서를 선하 증권 및 / 또는 포장 목록과 함께 사용하면 고객에게 송장을 발행하여 판매 거래를 생성 할 수 있습니다.
공급자 송장 . 이것은 공급자에게 현금, 수표 또는 전자 지불의 발행을 지원하는 소스 문서입니다. 공급 업체 송장은 비용, 재고 항목 또는 고정 자산의 기록도 지원합니다.
타임 카드 . 이는 직원에게 급여 또는 전자 지불을 발행하는 것을 지원합니다. 직원 시간이 고객에게 청구되는 경우 고객 송장 생성도 지원합니다.
예를 들어 회사가 컨설팅 사업을하고 있습니다. 직원 작업 표에서 근무 시간 정보를 축적 한 다음 고객 송장에 포함되어 판매 및 미수금 거래가 생성됩니다. 따라서이 상황에서 작업 표는 판매 거래의 소스 문서입니다.
소스 문서가 회계 시스템에 제대로 기록되지 않을 위험을 줄이는 데 사용할 수있는 여러 가지 제어 방법이 있습니다. 보다 일반적인 컨트롤 중 하나는 문서에 번호를 미리 지정하여 누락 된 문서를 쉽게 추적 할 수 있도록하는 것입니다. 또 다른 통제는 계정의 잔액을 지원 출처 문서에 조정하여 일부 문서가 기록되지 않았는지 또는 계정에 기록 된 일부 거래에 지원 출처 문서가없는 것으로 보이는지 확인하는 것입니다.
다양한 규정에 따라 일부 원본 문서를 수년 동안 보관해야합니다. 소송 발생시 증거를 제공하거나 더 나은 고객 서비스를 제공하기 위해 규정에 관계없이 이러한 문서를 보관하는 것이 현명 할 수도 있습니다. 이러한 이유로 회사는 특정 기간이 경과 할 때까지 소스 문서의 파쇄 또는 기타 형태의 제거를 엄격하게 통제하는 문서 파기 정책을 채택해야합니다.
