회계 시스템의 설계
회계 시스템은 본질적으로 비즈니스 거래에 대한 정보의 데이터베이스입니다. 데이터베이스의 주요 용도는 정보 소스이므로 필요한 정보를 제공하는 데있어 비용 효율적인 방식으로 회계 시스템을 설계해야합니다. 회계 시스템 설계의 핵심 요소는 다음과 같습니다.
단일 또는 이중 항목 . 아주 작은 사업체는 단순히 수표에 현금 영수증과 지불을 기록하는 방식으로 운영됩니다. 이것은 단일 진입 시스템으로 알려져 있으며, 사업주가 사업체가 보유한 자산과 부채의 양에 대해 배우는 데 관심이 없을 때만 적합합니다. 단일 입력 시스템은 매우 단순하지만 충분할 수 있습니다. 이중 입력 시스템은 판매 및 비용뿐만 아니라 자산, 부채 및 주주 지분도 기록하도록 설계되어 훨씬 더 많은 정보를 제공합니다. 이중 입력 시스템은 트랜잭션 기록에 더 많은 기술이 필요하며 모든 대규모 조직에서 사용됩니다.
현금 또는 발생 기준 . 회계의 현금 기준은 현금을 받거나 사용했을 때만 거래를 기록하는 반면 발생주의 기준은 현금의 변동에 관계없이 인식되어야하는 거래를 기록합니다. 발생 기준은 일반적으로 인정되는 회계 원칙 또는 국제 재무보고 표준과 같은 회계 프레임 워크를 준수해야합니다. 향후 감사 된 재무 제표가 필요할 것으로 예상되는 경우 발생주의 회계를 사용하십시오.
계정 코드 구조 . 계정 코드 구조는 정보가 저장되는 각 계정에 부여 된 숫자 또는 영숫자 지정입니다. 7 자리 이상의 계정 코드와 같이 긴 계정 코드는 많은 특정 기록 보관을 허용합니다. 그러나 유지 관리에 더 많은 작업이 필요하며 정보가 잘못된 계정에 잘못 코딩 될 위험이 더 높습니다. 따라서 일반적으로 계정 코드 구조의 복잡성 (즉, 길이)을 최소로 유지하는 것이 가장 좋습니다. 소규모 조직은 정보를 기록하는 데 3 자리 계정 코드 구조만으로 충분하지만 더 큰 다중 부서 엔터티에는 훨씬 더 복잡한 코드 구조가 필요할 수 있습니다.
Accounts used. You must decide which accounts to create. At a minimum (for a double entry accrual system) you will need accounts for cash, accounts receivable, inventory, fixed assets, accounts payable, accrued liabilities, equity, revenue, cost of goods sold, and administrative expenses. However, even a smaller business needs several times this number of accounts in order to keep adequate track of its operations. In particular, it will likely be necessary to maintain a number of different expense accounts, in order to more closely examine expenses.
분할 표현 . 대기업은 표준 계정 세트를 채택하고 각 자회사에 대해 복제 할 수 있습니다. 이는 개별 제품 라인이나 시설에도 필요할 수 있습니다. 이러한 수준의 세분화 된 세부 정보는 비즈니스가 활동 기반 비용 시스템을 운영 할 때 특히 일반적입니다.
보고서 . 회계 시스템에 저장된 정보는 재무 결과 및 비즈니스의 위치를 제시하거나보다 구체적인 재무 결과 보고서를 제공하는 데 사용되는 보고서 시스템으로 집계되어야합니다. 이러한 보고서 중 상당수는 회계 소프트웨어 패키지와 함께 미리 패키지화되어 있지만 비즈니스에는 맞춤형 보고서가 필요한 특별한 요구 사항이있을 수 있습니다.
절차 . 회계 시스템은 사용자에게 시스템 작동 방식을 보여주는 일련의 절차가 마련 될 때까지 작동하지 않습니다. 이러한 절차 중 더 일반적인 절차는 일반적으로 자세하게 문서화되어 공식 교육 세션을 통해 직원에게 전달됩니다.
컨트롤 . 회계 시스템이 의도 한 방식으로 작동하도록하려면 여러 회계 제어가 필요합니다. 이러한 통제는 회사에만 해당되며, 설치된 통제 세트가 비즈니스 운영에 적합한 지 확인하기 위해 회사의 감사 자 또는 외부 컨설턴트의 참여를 요청할 수 있습니다.
방금 언급 한 많은 문제가 매우 근본적이므로 처음부터 올바르게 처리해야합니다. 그렇지 않으면 필요한 변경 사항을 수용하기 위해 나중에 전체 회계 시스템을 재 구축해야 할 위험이 있습니다. 특히 이중 입력 부기 시스템과 발생 회계를 즉시 채택하는 것이 가장 좋습니다.
