구매 원장은 구매가 기록되는 보조 원장입니다. 구매 원장은 회계 부서 데이터베이스의 일부입니다. 구매 부서에서 관리하지 않습니다. 원장은 회사가 공급 업체와 지출 한 금액에 대한 기록을 한 위치로 분리하는 데 유용합니다. 구매 원장은 지불 된 구매와 미결 상태로 남아있는 구매를 보여줍니다. 구매 원장에 입력 된 일반적인 거래는 미지급금을 기록한 다음 나중에 미지급금을 제거하는 결제 거래를 기록합니다. 따라서 언제든지 원장에 미결제 미지급금이있을 수 있습니다.
구매량이 상대적으로 적 으면 구매 원장이 필요하지 않습니다. 대신이 정보는 총계정 원장에 직접 기록됩니다.
구매 원장의 수동 기록을 유지한다면 방금 표시된 것보다 훨씬 더 많은 정보를 포함 할 수 있습니다. 수동으로 준비된 구매 원장의 데이터 필드에는 각 거래에 대한 다음 정보가 포함될 수 있습니다.
구입 날짜
공급 업체 코드 (또는 이름)
공급자 송장 번호
구매 주문 번호 (사용 된 경우)
구매 한 품목의 식별 코드 (품목 마스터 코드 또는 공급자의 참조 번호 일 수 있음)
금액 지급
판매 세 납부
지불 플래그 (지불 여부 표시)
구매 원장에 기록 된 기본 문서는 공급자 송장입니다. 또한 공급 업체가 반품 또는 운송 중 손상된 항목과 같은 항목에 대해 비즈니스에 크레딧을 다시 부여하는 경우 공급 업체가 발행 한 크레딧 메모도 구매 원장에 기록합니다. 볼륨 할인을 위해 크레딧 메모를 발행 할 수도 있지만,이 크레딧은 총 구매 횟수에 적용될 수 있으므로 개별 구매 거래로 추적 할 수 없습니다.
구매 원장의 정보는 주기적으로 집계되어 통제 계정이라고하는 총계정 원장의 계정에 전기됩니다. 구매 원장 관리 계정은 일반적으로 구매 원장에 저장되는 방대한 양의 정보로 총계정 원장을 복잡하게 만드는 것을 방지하는 데 사용됩니다. 전기 후 즉시 관리 계정의 잔액이 구매 원장의 잔액과 일치해야합니다. 세부적인 거래가 통제 계정에 저장되지 않기 때문에 구매 거래를 조사하려는 사람은 통제 계정에서 구매 원장으로 드릴 다운하여 찾아야합니다.
회계 기간이 끝날 때 장부를 마감하고 재무 제표를 생성하기 전에 구매 원장의 모든 입력을 완료하고 해당 기간에 대한 원장을 마감 한 다음 구매 원장의 총계를 총계정 원장에 전기해야합니다.
유사한 용어
구매 원장은 구매 보조 원장 또는 구매 하위 계정이라고도합니다.
