3 방향 매칭은 공급자 송장이 유효한지 확인하기위한 지불 확인 기술입니다. Payables 부서가 공급자로부터 송장을 받으면 다음 정보와 일치합니다.
구매 부서에서 전달한 관련 구매 오더 사본에 대한 공급자 송장의 정보입니다. 구매 주문서에는 회사가 공급자의 송장에 명시된 상품 또는 서비스 구매에 동의 한 수량과 가격이 명시되어 있습니다.
입고 문서에 대한 공급자 송장은 상품이 입고되었는지, 상품이 올바른 수량인지, 양호한 상태인지 확인하기 위해 입고 부서에서 회계 부서로 전달합니다.
따라서 "3 방향 일치"개념은 지불이 이루어 지도록 보장하기 위해 송장, 구매 주문 및 수신 보고서의 세 문서를 일치시키는 것을 의미합니다. 이 절차는 승인 된 구매 만 상환되도록 보장하여 사기 및 부주의로 인한 손실을 방지하는 데 사용됩니다.
이 3 방향 일치에서 공급 업체 송장의 상태가 양호 함이 드러나면 AP 직원이 송장을 처리하여 지급합니다. 그렇지 않은 경우 직원은 발견 한 문제와 관련하여 공급 업체에 연락하여 수정 된 송장 또는 공급 업체의 대변 메모를 발행 할 수 있습니다.
3 자 매치 개념에는 문제가 있습니다. 매우 노동 집약적이며 필요한 정보를 축적하는 것이 어려울 수 있으며, 미지급금 담당자가 누락 된 정보를 검색하는 동안 지급이 지연 될 수 있습니다. 지연은 공급 업체를 괴롭 히고 회사가 조기 결제 할인을받지 못하게 할 수 있습니다. 다음과 같은 방법으로 3 방향 일치를보다 효율적으로 만들 수 있습니다.
일치 요구 사항에서 소액 및 반복 송장을 제외합니다.
공급 업체 송장에 나열된 가격 및 단위가 구매 주문서에 지정된 금액의 몇 퍼센트 내에있는 경우 미지급금 담당자가 송장을 승인 할 수 있습니다.
완전히 통합 된 전사적 자원 관리 시스템을 사용해야하는 자동화 된 3 방향 매칭 솔루션도 있지만, 이러한 솔루션조차도 자동화 솔루션이 실패하는 일부 트랜잭션을 시작하여 불일치를 수동으로 조사해야합니다. 이러한 자동화 된 시스템은 너무 비싸서 소규모 기업에 적합한 솔루션이 아닙니다.
