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3 방향 매칭

3 방향 매칭은 공급자 송장이 유효한지 확인하기위한 지불 확인 기술입니다. Payables 부서가 공급자로부터 송장을 받으면 다음 정보와 일치합니다.

  • 구매 부서에서 전달한 관련 구매 오더 사본에 대한 공급자 송장의 정보입니다. 구매 주문서에는 회사가 공급자의 송장에 명시된 상품 또는 서비스 구매에 동의 한 수량과 가격이 명시되어 있습니다.

  • 입고 문서에 대한 공급자 송장은 상품이 입고되었는지, 상품이 올바른 수량인지, 양호한 상태인지 확인하기 위해 입고 부서에서 회계 부서로 전달합니다.

따라서 "3 방향 일치"개념은 지불이 이루어 지도록 보장하기 위해 송장, 구매 주문 및 수신 보고서의 세 문서를 일치시키는 것을 의미합니다. 이 절차는 승인 된 구매 만 상환되도록 보장하여 사기 및 부주의로 인한 손실을 방지하는 데 사용됩니다.

이 3 방향 일치에서 공급 업체 송장의 상태가 양호 함이 드러나면 AP 직원이 송장을 처리하여 지급합니다. 그렇지 않은 경우 직원은 발견 한 문제와 관련하여 공급 업체에 연락하여 수정 된 송장 또는 공급 업체의 대변 메모를 발행 할 수 있습니다.

3 자 매치 개념에는 문제가 있습니다. 매우 노동 집약적이며 필요한 정보를 축적하는 것이 어려울 수 있으며, 미지급금 담당자가 누락 된 정보를 검색하는 동안 지급이 지연 될 수 있습니다. 지연은 공급 업체를 괴롭 히고 회사가 조기 결제 할인을받지 못하게 할 수 있습니다. 다음과 같은 방법으로 3 방향 일치를보다 효율적으로 만들 수 있습니다.

  • 일치 요구 사항에서 소액 및 반복 송장을 제외합니다.

  • 공급 업체 송장에 나열된 가격 및 단위가 구매 주문서에 지정된 금액의 몇 퍼센트 내에있는 경우 미지급금 담당자가 송장을 승인 할 수 있습니다.

완전히 통합 된 전사적 자원 관리 시스템을 사용해야하는 자동화 된 3 방향 매칭 솔루션도 있지만, 이러한 솔루션조차도 자동화 솔루션이 실패하는 일부 트랜잭션을 시작하여 불일치를 수동으로 조사해야합니다. 이러한 자동화 된 시스템은 너무 비싸서 소규모 기업에 적합한 솔루션이 아닙니다.