다음 청구 절차는 청구서 작성에 필요한 정보 수집, 청구서 작성 및 고객에게 발행을 포함하는 청구 프로세스의 세 가지 작업을 다룹니다.
청구 정보 검토 (청구 담당자)
- 컴퓨터 시스템의 일일 배송 로그에 액세스합니다.
- 각 배송에 대한 세부 정보를 스캔하여 청구 준비가되었는지 확인합니다. 그렇다면 레코드를 청구 가능 거래로 플래그 지정하십시오.
- 청구 모듈에 액세스하고 인쇄 할 각 예상 송장에 대한 미리보기 화면을 불러옵니다.
- 주문 입력 직원이 모든 가격을 승인했는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 나열된 가격을 공식 기업 가격 목록과 일치시키고이 목록에서 차이에 대한 승인을 얻습니다.
- 주문이 선불로 표시되거나 고객이 수령하는 것으로 표시되지 않는 한 운송비를 추가합니다.
- 고객의 판매 세 코드가 올바른지 확인하고 필요한 경우 조정합니다.
송장 배치 인쇄 (청구 담당자)
- 청구 소프트웨어에서 옵션을 선택하여 플래그가 지정된 모든 송장을 인쇄하십시오.
- 회사의 공식 청구서 양식을 프린터에 넣습니다.
- 테스트 인쇄를 실행하여 청구 양식이 프린터에 올바르게 배치되었는지 확인합니다.
- 전체 송장 배치를 인쇄하고 올바르게 인쇄되었는지 확인하십시오.
송장 준비 및 보내기 (청구 서기)
- 송장이 여러 복사본에있는 경우 복사본을 버스트하고 지정된 복사본을 유지합니다.
- 고객 용으로 지정된 송장 버전을 봉투에 넣습니다.
- 청구서 봉투에 "주소 수정 요청"을 찍으십시오.
- 우편물 발송을 위해 청구 봉투를 우편 실로 전달하십시오.
청구서 사본 제출 (청구 서기)
- 필요에 따라 송장 번호 또는 고객 이름으로 보관 된 송장 사본을 보관하십시오.
