직원이 무언가를 구매하고자 할 때 전통적인 접근 방식은 구매 요청 양식을 작성하여 구매 부서로 보내는 것입니다. 구매 담당자는 가장 낮은 가격으로 요청한 품목을 어디에서 얻을 수 있는지 조사한 다음 선택한 고객에게 구매 주문서를 발행합니다. 공급 업체가 상품을 배송하고 송장을 발행하면 회사의 미지급금 담당자는 송장을 구매 주문서 및 수령 증거와 일치시킨 다음 결제를 발행해야합니다. 이 프로세스는 전자 구매 카탈로그를 사용하여 피할 수있는 매우 번거로운 프로세스입니다.
직원에게 온라인 구매 카탈로그에 대한 액세스 권한이 부여되면 구매 직원이 미리 검토 및 승인 한 표준화 된 제품 목록을보고 시스템을 통해 주문할 수 있습니다. 그런 다음 시스템은 전자 구매 오더를 생성하여 사전 승인 된 총괄 구매 승인과 함께 지정된 공급자에게 전달합니다. 공급 업체가 요청 된 상품을 회사에 전달하면 수령 직원이 워크 스테이션에서 주문을 호출하고 주문한 항목이 이행되었는지 확인합니다. 그런 다음 시스템은 미지급금 담당자에게 플래그를 지정하여 공급자에게 지급합니다.
온라인 구매 카탈로그를 사용하면 다음과 같은 이점이 실현됩니다.
- 서류 . 구매를 요청, 주문 및 지불하기 위해 사내에서 사용되는 모든 문서가 제거됩니다.
- 집중 구매 . 대부분의 구매는 미리 선택된 소수의 공급 업체에게 전달되므로 회사는 대량 할인을받을 수 있습니다.
그러나 온라인 구매를 설정하려면 일부 시스템 프로그래밍이 필요할 수 있으며 총괄 구매 주문을 미리 설정해야하므로 소규모 회사에서는 비용 효율적인 솔루션이 아닙니다. 또한보다 상세한 자재 관리 시스템이 필요할 수있는 원자재 획득보다는 우발적 구매에 가장 적합합니다.
