종이없는 회계는 비즈니스 프로세스에 종이없이 완전히 전자적인 거래 처리를 포함합니다. 그 목적은 프로세스를 간소화하고 트랜잭션 오류율을 줄이며 문서 저장소를 제거하는 것입니다. 그러나 이것은 대부분의 조직에서 현실보다는 개념에 가깝습니다. 대신, 회사는 기존 시스템에 많은 종이없는 개선을 구현하여 시간이 지남에 따라 종이없는 운영의 일반적인 방향으로 이동하는 경향이 있습니다. 이를 수행하는 가장 쉬운 방법은 일부 프로세스를 종이없는 솔루션을 고안 한 제 3 자에게 아웃소싱하는 것입니다. 예를 들면 :
비용보고 . 가장 인기있는 종이없는 옵션 중 하나는 직원이 비용 보고서 환급을 전문으로하는 웹 사이트에 로그온하도록하는 것입니다. 그들은 필요에 따라 경비 보고서 정보를 입력하고 시스템에서 요청하면 영수증의 전자 버전을 전달하며 ACH에서 지불합니다. 어떤 서류도 회사에 전달되지 않습니다.
Lockbox . 고객은 회사 은행에서 운영하는 락박스로 수표를 보낼 수 있습니다. 은행은 수표를 스캔하고이 정보를 안전한 웹 사이트에 게시합니다.이 웹 사이트는 회사 계산원이 매일 액세스하여 결제 정보를 추출합니다.
급여 . 직원은 온라인 포털을 통해 근무 시간을 입력 할 수 있으며, 그 후 공급 업체는 급여를 처리하고 직원에게 ACH 지불을 발행합니다.
미지급금 . 미지급금 직원은 은행이 관리하는 웹 사이트에 미지급금을 입력하고 지불 할 항목을 지정하고 은행이 ACH 지불을 발행하도록 할 수 있습니다.
내부 프로세스를 사용하여 종이없는 회계를 가질 수도 있지만 일반적으로 전사적 시스템이있는 경우에만 가능합니다. 그렇다면 다른 부서에서 거래를 시작할 수 있으며 시스템은 자동으로 회계 담당자에게 조치를 취해야한다고 알립니다. 예를 들어 배송 부서에서 상품을 배송하고 소프트웨어는 청구서에게 청구서를 발행하도록 알립니다. 종이로 된 배송 통지는 청구 담당자에게 발송되지 않습니다.
또한 문서를 온라인 데이터베이스로 스캔 한 다음 회계 시스템의 특정 거래에 연결하여 문서를 어느 정도 종이없는 회계에 참여할 수도 있습니다. 그러나 스캔에는 상당한 노동력이 필요할 수 있으며 원본 문서는 여전히 보존 될 수 있습니다. 결과적으로 기존 문서의 디지털화는 처음부터 문서가없는 종이없는 회계의 핵심 개념을 실제로 다루지 않습니다.
