급여 처리는 여러 위치에서 오류를 생성 할 수 있으며, 여러 제어를 통합하는 세부 프로세스 흐름이 필요합니다. 이 절차를 사용하여 급여가 반복적으로 일관되게 처리되도록 할 수 있습니다. 실제 프로세스 흐름은 수동, 컴퓨터 화 또는 아웃소싱 급여 처리 솔루션의 사용과 관련하여 차이가있을 수 있으므로 아래 명시된 단계와 다소 다를 수 있습니다. 책임 및 기본 제어를 포함하여 가장 가능성이 높은 버전의 절차는 다음과 같습니다.
직원 마스터 파일을 업데이트합니다 . 급여 담당자는 원천 징수 면제 및 급여 변경과 같이 급여 처리에 영향을 미치는 직원 정보 변경에 대한 알림을받습니다. 이러한 변경 사항으로 급여 소프트웨어의 직원 마스터 파일을 업데이트합니다.
지급 기간을 설정합니다 . 급여 모듈이 올바른 급여 기간으로 설정되어 있는지 확인하십시오.
근무 시간을 입력하십시오 . 급여 시스템에서 각 사원이 근무한 정규 및 초과 근무 시간을 입력합니다. 회사가 급여를 수동으로 계산하는 경우이 단계와 다음 단계가 필요하지 않습니다. 회사가 컴퓨터 화 된 시간 시계를 사용하여 시간 기록 정보를 수집하는 경우 해당 정보는 급여 소프트웨어로 직접 이식 될 수 있습니다.
수동 결제를 입력합니다 . 급여 시스템에 아직 기록되지 않은 수동 급여 금액을 입력합니다. 이는 이전 기간의 급여 조정 또는 초기 고용 또는 직원 해고와 관련된 지급일 수 있습니다.
퇴직금을 계산합니다 . 미사용 휴가 시간 및 퇴직금을 포함하여 퇴사 한 직원에게 지불 할 수있는 금액을 수동으로 계산합니다. 강제적 인 해고에는 일반적으로 정상적인 급여 처리 기간을 벗어나는 거의 즉각적인 지불이 필요하기 때문에 일반적으로 자발적으로 퇴사 한 직원 만 해당됩니다.
공제 변경 . 의료 보험, 압류 및 자선 기부와 같은 직원 급여의 표준 공제에 대한 변경 사항을 입력합니다.
급여를 계산합니다 . 소프트웨어가 해당 기간에 대한 모든 급여 계산을 처리하도록합니다. 회사가 급여를 수동으로 계산하는 경우 연방 및 주 정부에서 제공하는 세금 표를 사용하여 적절한 원천 징수 금액을 결정하십시오.
보고서를 검토합니다 . 급여 계산이 아웃소싱되거나 급여 소프트웨어를 사용하는 경우 다음 보고서를 인쇄하고 기본 거래에서 오류를 검토합니다. 이러한 문제가 수정 될 때까지 급여를 다시 처리하십시오.
마이너스 공제 보고서 (데이터 입력 오류 또는 사기를 나타낼 수 있음)
마이너스 세금 보고서 (데이터 입력 오류 또는 사기를 나타낼 수 있음)
예비 급여 등록부 (오류를 찾는 데 사용되는 주요 문서)
지급 된 임금 목록 (과도하게 높거나 낮은 임금에 초점을 두어 잠재적으로 부정확 한 근무 시간 또는 임금 비율을 찾아냄)
부서별 급여 지출 추세선 (임금이 잘못된 부서에 부과되었음을 나타낼 수 있음)
지불을 발행 합니다. 보고서 분석에서 더 이상 오류가없는 것으로 나타나면 직원에 대한 지불을 처리하십시오.
문제 관리 보고서 (선택 사항) . 방금 완료된 급여와 관련된 급여 보고서를 경영진에게 발행합니다. 이러한 보고서의 예로는 직원 별 초과 근무 추세선과 부서별 보상 비용 추세선이 있습니다.
데이터를 백업합니다 . 급여가 완료되면 관련 데이터를 백업하십시오. 급여 처리가 아웃소싱 된 경우 공급자가 처리합니다. 사내 소프트웨어를 사용하는 경우 데이터를 보관하십시오. 수동 시스템을 사용하는 경우 급여 등록부를 잠긴 저장소에 보관하십시오.
기간을 잠급니다 . 무단 변경을 방지하기 위해 방금 완료된 기간 동안 급여 모듈에서 급여 기간을 잠급니다. 이것은 기본적으로 2 단계와 동일합니다. 급여 기간을 잠그면 다음 급여 기간으로 이동합니다.
예금 세금 . 급여세를 예치하고 정부로의 전송을 확인합니다. 회사가 급여 처리를 아웃소싱 한 경우이 단계는 공급 업체가 처리합니다.
타임 카드를 저장 합니다. 급여 부서 근처에 타임 카드를 제출하십시오. 직원이 급여에 의문을 제기 할 가능성이 매우 높으며,이 경우 가장 최근의 근무 시간 카드를 쉽게 검토 할 수 있어야합니다. 한두 달이 지나면 타임 카드를 장기 보관으로 전환 할 수 있습니다.
오류를 조사합니다 . 급여 처리 문제가있는 경우 직원이 문제를 찾을 수 있습니다! 발생한 모든 트랜잭션 오류를 조사하고 변경을 시작하여 계속 발생하는 것을 완화합니다. 이것은 절차의 변경이나 새로운 통제의 부과를 포함 할 수 있습니다.
