소액 현금 시스템은 회사가 사무용품 및 서비스와 같은 다양한 기타 요구에 현금을 지급하는 데 사용하는 일련의 정책, 절차, 통제 및 양식입니다. 소액 현금 시스템을 설정하는 기본 프로세스는 다음과 같습니다.
위치 . 소액 현금 자금이 설치 될 위치를 결정하십시오. 회사 전체에 대해 하나 또는 건물 또는 부서 당 하나가있을 수 있습니다.
자금 . 각 위치에서 소액 현금 기금의 규모를 결정하십시오. 일반적으로 $ 100 ~ $ 500 범위입니다. 소액 현금 도난의 위험이 높기 때문에 일반적으로 소액 현금 자금을 지나치게 많이 생성하지 않는 것이 좋습니다. 비록 작은 자금을 더 자주 보충해야합니다.
관리인 . 소액 현금 관리인을 임명하십시오. 이들은 보통 하루 종일 현장에 근무하며 필요한 양의 기록을 매우 정확하게 유지하는 데 충분한 사무 기술을 보유한 관리 직원입니다.
상자 . 잠긴 작은 현금 바우처 공급을 포함하여 잠긴 작은 현금 상자 또는 잠긴 책상 서랍을 설치하십시오. 상자 나 서랍에 잘못 접근했을 때 울리는 경보를 만들어야 할 수도 있습니다.
바우처 . 사무용품 점에서 소액 현금 쿠폰 세트를 구입하십시오. 사용자 지정 양식을 만들 필요가 없습니다.
작은 현금 상자에 자금을 지원하십시오 . 지정된 금액의 현금을 각 소금통에 옮기고 총계정 원장에 현금이 별도의 소금 계좌로 이동하는 것으로 기록합니다.
훈련 . 소액 현금 요청을 평가하는 방법, 현금 지불 대가로 바우처를 작성하는 방법, 현금 수준이 낮을 때 대체 현금을 요청하는시기에 대해 소액 현금 관리자를 교육하십시오.
조정 . 회계 담당자가 각 소금 상자의 현금 및 영수증 금액을 주기적으로 검사하여 총액이 상자에 대해 설정된 원래 자금 금액과 일치하는지 확인하고 차이를 조정하는 절차를 제정합니다.
보충 및 기록 . 소액 현금 관리인의 요청에 따라 출납원이 각 소금 상자에 현금을 보충하는 절차를 제정하십시오. 여기에는 모든 지출을 총계정 원장에 요약하고 기록하는 것도 포함됩니다.
소액 현금 시스템은 소액 현금이 도난 당하거나 부적절한 상환 요청에 대해 부여되거나 소액 현금 지출이 부적절하게 기록 될 위험을 완화하기 위해 충분한 수의 통제를 통합해야합니다. 발생한 제어 문제를 주기적으로 검토하여 손실 위험을 줄이기 위해 제어 시스템을 조정해야하는지 확인해야합니다.
소액 현금 시스템은 많은 회사에서 비즈니스에서 관리하는 신용 카드 인 구매 카드로 대체되었습니다. 구매 카드는 회사 구내에서 쉽게 접근 할 수있는 현금을 제거하는 유일한 이점이 있습니다. 또 다른 대안은 직원이 자신의 자금으로 품목을 구입 한 다음 직원에게 비용 보고서를 상환하도록하는 것입니다. 후자의 옵션을 사용하는 경우 직원이 비용 보고서를 자주 제출하도록 장려하여 오랫동안 회사 지출에 자금을 지원하지 않도록하십시오. 이것은 또한 제출 된 경비 보고서가 가능한 한 빨리 처리되어야 함을 의미합니다.
