신용 카드 결제 기록에는 신용 카드 명세서의 정보를 회사의 회계 시스템에 자세히 입력하는 작업이 포함됩니다. 신용 카드 프로세서가 회사에 신용 카드 명세서를 제출할 때 회사는 기본적으로 다양한 구매에 대한 많은 항목이 포함 된 큰 송장을 받게됩니다. 명세서의 내용이 매우 다양 할 수 있기 때문에 계정에 단일 기본 청구 코드를 할당하기가 어렵습니다 (소규모 구매와 관련된 대부분의 다른 공급 업체와 마찬가지로). 대신 미지급금 데이터 입력 직원은 이러한 각 명세서를 통해 작업하고 지출 유형에 따라 각 항목에 청구 코드를 수동으로 할당해야합니다.대안은 이러한 명세서를 카드 사용자에게 전달하고 필요한 정보를 입력하도록하는 것입니다. 그러나이 접근 방식은 지불 처리를 지연시키는 경향이 있습니다.
신용 카드로 구매 한 항목의 유형이 일정하기 때문에 지불 계정 직원에게는 청구 항목이 할당 된 표준 계정 목록이 제공 될 수 있습니다. 일반적으로 구매하는 품목의 예는 다음과 같습니다.
여행 및 엔터테인먼트
사무용품
매출원가
구독
이전 항목에 대한 비용 입력의 상계는 미지급금 계정입니다.
미지급금 시스템에 기록되면 결국 신용 카드 명세서에 표시된 금액 (조정 금액 더하기 또는 빼기)으로 수표 지불이 이루어지며, 여기서 미지급금 계정에 대한 차변과 현금 계정에 대한 크레딧이 있습니다. 송금 통지서는 명세서에서 제거되고 수표에 첨부되어 신용 카드 처리자에게 발송됩니다. 미지급금 담당자는 카드 명세서의 나머지 부분에 수표 사본을 첨부하고 월별로 제출합니다.
여기에 언급 된 신용 카드 회계 프로세스는 매월 정확하게 반복되어야합니다. 그렇지 않으면 단일 카드 명세서에도 잘못된 처리가 조직의 재무 결과에 현저한 영향을 미칠 수있는 막대한 비용이 포함될 수 있습니다.
