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수집 절차

수금 담당자는 엄청난 수의 연체 된 송장을 처리 할 수 ​​있습니다. 그렇다면 수금 관리자는 결제 문제를 해결하기 위해 표준화 된 방식으로 고객을 처리하는 절차가 필요합니다. 자세한 수집 절차는 다음과 같습니다. 여기에 언급 된 프로세스 흐름은 일반적으로 고객과의 상호 작용 단계를 나타냅니다. 이러한 단계는 각 인보이스의 지불 상태에 따라 셔플, 보완 또는 제거 될 수 있습니다. 단계는 다음과 같습니다.

  1. 연체 된 인보이스를 지정합니다 (선택 사항) . 인보이스가 지불 기한이 지나면 징수 활동을 위해 징수 사무원에게 할당합니다.

  2. 허용 된 공제를 확인합니다 (선택 사항) . 고객은 회사의 마케팅 계획에 따라 공제 청구를 자세히 설명하는 양식을 제출할 수 있습니다. 그렇다면 마케팅 관리자에게 클레임을 확인하고 고객의 공제액과 비교하십시오. 공제가 허용 된 공제까지 추적 될 수있는 경우 공제 금액을 상쇄하기 위해 대변 메모 승인 양식을 제출하십시오.

  3. 독촉장을 발행하십시오 . 회계 소프트웨어를 사용하여 고정 된 간격으로 독촉장을 인쇄하고 각 독촉장은 고객에게 연체 된 송장을 지적합니다. 편지를 검토하고 이미 진행중인 다른 수집 활동을 추출합니다. 다른 독촉장을 고객에게 우편 또는 이메일로 보냅니다.

  4. 직접 연락을 시작합니다 . 아직 연체 된 청구서가 미결제 인 경우 고객에게 전화하여 결제 부족 이유를 논의하십시오. 각 통화 후 날짜, 연락 한 사람, 연체 된 이유, 지불 약속 등 통화 내용을 기록하십시오.

  5. 결제 준비 (선택 사항) . 더 긴 지불 기간을 수락해야하는 경우 지불 할 지불 조건과 지불 할이자 및 개인 지불 보증을 문서화하십시오.

  6. 신용 한도 조정 (선택 사항) . 이때 추심 사원은 고객의 신용 한도를 축소 또는 해지해야 할 경우 신용 담당자에게 추천 할 수 있도록 고객의 재무 상태에 대한 충분한 정보를 가지고 있어야합니다. 신용 직원은 신용 한도를 변경할 책임이 있습니다. 추심 직원은 정보 만 제공합니다.

  7. 정산 계약에 따른 지불 모니터링 (선택 사항) . 특별 지불 계획이있는 경우 예정된 지불 날짜를 실제로 지불받은 날짜와 비교하고 예정된 지불 날짜를 놓칠 것으로 보이는 즉시 고객에게 연락하십시오. 이러한 수준의 모니터링은 고객이 지불을 지연하지 않도록하는 데 필요합니다.

  8. 수집 기관에 문의하십시오 . 다른 모든 사내 수금 기법을 시도한 후에는 송장을 수금 대행사로 옮깁니다. 이 시점에서 고객은 확실히 신용 보류 목록에 있어야합니다.

  9. 고객을 고소합니다 (선택 사항) . 다른 모든 대안이 실패한 경우 회사의 법무 진과 만나 회사가 고객에 대해 법정에서 판결을받을 수있는 충분한 사건이 있는지 확인합니다. 또한 고객은 이에 대한 판단을 지불 할 수있는 충분한 자산이 있어야합니다. 이러한 문제가 호의적으로 보이면 법률 직원에게 소송을 진행할 권한을 부여하십시오.

  10. 잔액을 상각하십시오 . 모든 수금 기술이 실패한 경우에는 청구서 금액으로 대변 메모 승인 양식을 작성하십시오.

  11. 사후 검사를 수행 합니다. 회사 시스템에 특정 문제가 발생하여 대손 부채가 발생했다면 문제와 가장 밀접한 관련이있는 사람들을 만나 해결책을 논의하십시오. 작업 항목에 대한 책임을 할당하고 회의를 문서화하고 필요에 따라 후속 회의를 예약합니다.

새로운 수금 담당자가 설명 된 수금 절차를 사용할 가능성이 더 큽니다. 경험이 많은 직원은 특정 고객으로부터 수집하는 가장 좋은 방법에 대한 의견을 바탕으로이 목록에서 활동을 다양화할 수 있어야합니다.