미지급금 회계에는 부채의 기록 및 지불이 포함됩니다. 이것은 기업이 비용을 기록하고 다른 당사자에게 지불하는 주요 기능 영역입니다. 주요 AP 회계 작업은 다음과 같습니다.
- 송장 확인 . 미지급금 회계의 첫 번째 단계는 공급 업체로부터 들어오는 모든 송장이 유효한지 확인하는 것입니다. 두 가지 방법이 있습니다. 한 가지 옵션은 승인 된 직원이 각 송장을 승인하도록하는 것입니다. 다른 옵션은 각 송장의 정보를 구매 주문 승인 및 수령 문서와 비교하는 것입니다.이를 3 방향 매칭이라고합니다. 두 옵션 모두 노동 집약적이므로 총액이 적은 송장을 확인하지 않는 것이 일반적입니다.
- 송장 기록 . 송장이 확인되면 회계사는 미지급금 소프트웨어에 지불해야 할 금액을 입력합니다. 입력 된 정보에는 공급 업체 이름, 송장 날짜 및 송장 금액이 포함됩니다. 회계 소프트웨어에 의해 생성 된 관련 회계 항목은 항상 미지급금 계정에 대한 대변입니다. 상계 차변은 비용 또는 자산 계정이 될 수 있습니다.
- 송장 지불 . 청구서가 지불 기한이되면 회계사는 회계 소프트웨어를 통해 지불하도록 설정합니다. 이것은 일반적으로 지불 예정된 모든 항목이 실제로 지불되어야하는지 확인하기 위해 예비 수표 기록부가 실행되고 검토됨을 의미합니다. 그렇다면 수표 용지가 프린터에로드되고 수표가 인쇄됩니다. 지원 정보는 각 수표에 첨부 된 다음 수표 서명자에게 전달되어 각 정보 패킷의 오류를 검토 한 다음 수표에 서명합니다. 대안은 공급 업체의 은행 계좌로 직접 전자 지불을 보내는 것입니다. 결제 후 모든 결제 정보는 함께 스테이플 링되고 공급 업체 이름별로 정리됩니다.
다음을 포함하여 미지급금 회계와 관련된 여러 추가 태스크가 있습니다.
- 미지급금 계정을 주기적으로 조정하여 계정 잔액이 공급자에게 빚진 실제 금액과 일치하는지 확인합니다.
- 총 지급액이 기준 금액을 초과하는 경우 연말 이후에 공급 업체에 1099 양식을 보내십시오.
- 공급 업체에 연락하여 보낸 모든 수표를 현금화했는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 현금화되지 않은 수표 금액이 미 청구 재산으로 주 정부에 전달되어야 할 수 있습니다.
