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고스트 카드

회사 구매 카드 문제

많은 조직에서 직원이 개인 신용 카드를 사용하여 비즈니스를 대신하여 상품과 서비스를 구매할 수 있도록 허용하고 있으며, 이에 대해 환급을받습니다. 이 접근 방식은 회사가 보상하지 않기로 선택하거나 현금 경색으로 인해 보상이 지연 될 수 있으므로 직원에게 위험을 초래합니다. 이 문제를 피하는 더 높은 수준의 정교함은 일부 직원에게 회사 구매 카드를 발급하여 회사가 직접 지불 할 특정 유형의 구매를 할 수 있도록하는 것입니다.

이러한 구매 방법 중 하나가 허용되면 직원은 누구로부터 든 거의 모든 것을 구매할 수 있으며, 이는 선호하는 공급 업체의 짧은 목록을 처리하는 회사의 구매 규칙을 우회 할 수 있습니다. 또한 구매 카드는 일반적으로 소수의 개인에게만 배포되므로 회사의 환급을 제외하고는 작은 품목에 대한 신뢰할 수있는 구매 방법이 다른 모든 사람에게 남겨집니다.

유령 카드

처음 두 옵션이 제시하는 문제를 회피하는 세 번째 구매 옵션은 고스트 카드입니다. 고스트 카드는 해당 부서의 모든 사람이 사용할 수 있도록 각 회사 부서에 고유 한 신용 카드 번호입니다. 이러한 각 카드에서 구매 한 금액은 카드가 발급 된 부서로 다시 청구됩니다.

고스트 카드 개념을 사용하면 구매 한 항목의 비용을 특정 부서에 쉽게 할당 할 수 있으며 더 많은 직원이이 구매 옵션에 액세스 할 수 있습니다. 이 접근 방식은 또한 회사가 직원 구매를 인식하는 속도를 높입니다. 상환을 위해 제출 된 비용은 때때로 수개월 동안 미지급금으로 전달되지 않습니다.

선택한 공급 업체에게 고스트 카드를 발급 할 수도 있습니다. 이러한 공급 업체는이를 통해 구매 한 모든 회사의 카드 번호를 청구하기 때문에 일반적으로 각 개별 구매와 관련된 서류 작업이 줄어 듭니다.

마지막으로, 고스트 카드 제공 업체는 매입금 담당자가 데이터를 입력 할 필요가 없도록 기업 계정 매입금 시스템에 직접 구매 한 데이터를 이식 할 수 있어야합니다.

고스트 카드의 단점은 전직 직원이 여전히 사용을 시도 할 수 있다는 것입니다. 특정 구매 카드를 발급받은 경우에는 해당 카드가 퇴사하고 퇴사 할 때 해당 카드 번호가 비활성화되므로 그렇지 않습니다.