지출주기는 상품 및 서비스의 취득 및 지불과 관련된 일련의 활동입니다. 이러한 활동에는 구매해야 할 항목 결정, 구매 활동, 상품 수령 및 공급 업체에 대한 지불이 포함됩니다. 지출주기에 대한 입력의 대부분은 구매 요구 사항이 고객 주문의 양과 유형에 따라 결정되는 판매주기에서 비롯됩니다.
지출주기는 상품 및 서비스 요청, 공급자 선택, 상품 및 서비스 주문, 수령 및 후속 지불을 포함하여 몇 가지 별개의 구성 요소로 구성됩니다. 전체 지출주기에는 다음 활동이 포함됩니다.
주문해야하는 상품과 서비스를 결정합니다. 주문할 대부분의 상품은 생산 과정에서 필요합니다. 이를 위해 시스템은 예정된 생산을 위해 보유해야하는 구성품을 계산하고 획득해야하는 양에 도달하기 위해 현재 고 및 할당되지 않은 원자재를 차감합니다. 또는 판매 또는 관리 기능을 위해 상품이나 서비스가 필요한 경우 사용자는 요구 사항을 자세히 설명하는 요청 양식을 작성하여 구매 부서로 전달합니다.
지속적인 생산을 위해 상품을 구매할 때 시스템은 구매할 각 항목에 대한 재고 마스터 파일에 명시된 선호 공급 업체를 사용하여 구매 직원에게 예비 구매 오더를 제시합니다. 구매 직원은 이러한 주문을 검토하고 승인 한 다음 전자적으로 공급자에게 직접 보내거나 인쇄하여 우편으로 보냅니다.
비표준 상품 및 서비스가 요청되면 구매 직원이 가능한 공급 업체를 조사하고 가장 적합한 공급 업체를 선택한 다음 구매 주문서를 발행합니다.
상품이 입고되면 입고 부서는 시스템의 미결 구매 오더에 액세스하고 입고 수량을 입력합니다.
공급 업체 송장이 수신되면 미지급금 담당자가 시스템에 로그인합니다. 그런 다음 시스템은 이러한 송장을 구매 주문 승인 및 수신 정보와 비교하여 송장을 지불 할 수 있는지 여부를 결정합니다. 이 단계에서는 상당한 양의 수동 조정 작업이있을 수 있습니다. 결과는 지불이 승인 된 송장 세트입니다.
시스템은 각각에 대해 미리 결정된 지불 조건에 따라 공급 업체에 대한 지불을 스케줄링합니다. 예정된 지불 날짜가되면 시스템은 전자 자금 이체 또는 수표 형태의 지불 일괄 처리를 처리합니다.
