회계 전기는 보조 원장과 일반 분개의 잔액이 총계정 원장으로 이동하는 것입니다. 전기는 보조원 장의 총 잔액 만 보조원 장의 개별 거래가 아닌 총계정 원장으로 이전합니다. 회계 관리자는 한 달에 한 번 또는 하루에 한 번과 같이 상대적으로 드물게 게시하는 것을 선택할 수 있습니다.
보조원 장은 재고, 미지급금 또는 판매와 같은 특정 회계 영역에서 대량의 거래 활동이있는 경우에만 사용됩니다. 따라서 게시는 이러한 대용량 상황에만 적용됩니다. 소량 거래 상황의 경우 총계정 원장에 직접 입력되므로 보조원 장이 없으므로 전기 할 필요가 없습니다.
예를 들어, ABC International은 1 주 동안 고객에게 20 개의 송장을 발행하며, 판매 보조원 장의 총액은 $ 300,000입니다. ABC의 관리자는 전기 항목을 생성하여 매출 계정에 $ 300,000 차변을, 수익 계정에 $ 300,000 대변을 사용하여 총계정 원장으로 총 매출액을 이동합니다.
전기는 모회사가 각 자회사에 대해 별도의 장부를 유지하는 경우에도 사용됩니다. 이 경우 각 자회사의 회계 레코드는 기본적으로 보조 원장과 동일하므로 자회사의 계정 합계가 모회사의 계정 합계에 전기됩니다. 수동 통합 프로세스를 통해 별도의 스프레드 시트에서 처리 할 수도 있습니다.
보조원 장이 사용되지 않는 일부 회계 시스템에서는 전기가 제거되었습니다. 대신 모든 정보는 총계정 원장에 나열된 계정에 직접 저장됩니다.
전기를 사용할 때 총계정 원장에서 정보를 조사하는 사람은 관련 총계정 원장 계정에 전기 된 계정 합계에서 "드릴 다운"하고 관련 보조 원장에 나열된 상세 레코드를 검색해야합니다. 이것은 상당한 양의 추가 연구 작업을 수반 할 수 있습니다.
장부를 마감하는 관점에서 전기는 재무 제표를 생성하기 전에 필요한 주요 절차 단계 중 하나입니다. 이 프로세스에서는 다양한 보조 원장 및 일반 분개에 대한 모든 조정 항목을 작성한 후 해당 내용을 총계정 원장에 전기해야합니다. 이 시점에서 회계 소프트웨어에 잠금 플래그를 설정하여 마감되는 회계 기간 동안 보조 원장 및 분개를 추가로 변경할 수 없도록하는 것이 일반적입니다. 보조 원장 및 분개에 대한 액세스는 다음 회계 기간 동안 열립니다.
결산 프로세스의 일부로 우발적으로 전기가 발생하지 않으면 총계정 원장의 총계가 정확하지 않으며 총계정 원장에서 수집 된 재무 제표도 정확하지 않습니다.
