회사가 매일 많은 수의 고객 대금을받는 경우 계산원이 미결제 미수금에 대해 적시에 영수증을 적용하기가 매우 어려울 수 있습니다. 그렇다면 입금이 지연 될 수 있습니다. 현금 신청 프로세스는 자동 현금 신청을 통해 상당히 압축 될 수 있습니다.
자동 현금 적용을 위해서는 Lockbox 운영자가 데이터 피드를 사용하여 Lockbox에서받은 각 수표의 MCR (자기 잉크 문자 인식) 정보와 총 지불 금액을 회사에 전달해야합니다. 현금 애플리케이션 소프트웨어는 결정 테이블을 사용하여 이러한 지불을 미수금에 적용하는 방법을 결정합니다. 자동 결정 프로세스는 일반적으로 다음 단계를 따릅니다.
- 각 수표의 MICR 정보에 표시된 은행 계좌 번호를 올바른 고객과 일치 시키십시오. 이것은 미결 미수금의 정확한 고객 레코드에 액세스합니다.
- 결제 금액이 송장 금액과 정확히 일치하는 송장에만 결제를 일치 시키십시오.
- 나머지 지불 중 현금 금액이 지불해야하는 여러 송장의 정확한 금액과 일치하는 송장에만 현금을 일치 시키십시오.
- 수동 검토를 위해 남아있는 모든 결제를 취소합니다.
의사 결정 테이블에는 지불 금액에 송장의 운임 및 / 또는 판매 세 요소가 포함되지 않은 경우 현금 적용과 같은보다 정교한 규칙이 포함될 수 있습니다. 회사가 시스템에 의해 쫓겨 난 지불을 검토 할 때 자동 현금 응용 프로그램의 수를 늘리기 위해 결정 테이블을 점진적으로 조정할 수 있습니다. 그러나 다양한 공제액으로 인해 현금 신청 프로세스를 완전히 자동화하는 것이 불가능할 것 같습니다. 그럼에도 불구하고 자동 현금 적용은 현금 적용 속도를 크게 향상시킬 수 있습니다.
현금 신청이 수행되면 소프트웨어는 이러한 지불을 회사 회계 소프트웨어의 현금 영수증 모듈에 게시합니다. 자동 현금 애플리케이션 시스템이 독립형 애플리케이션 인 경우 이는 업데이트가 사용자 정의 인터페이스를 통해 회계 소프트웨어로 포팅되어야 함을 의미합니다.
