수표 처리 작업에는 통제가 포함되어 있기 때문에 현금 수령 프로세스는 매우 엄격합니다. 수표가 올바로 기록되고, 즉시 입금되고, 프로세스의 어느 곳에서든 도난 또는 변경되지 않도록하기 위해 필요합니다. 수표 영수증 처리 절차는 다음과 같습니다.
기록 수표와 현금 . 매일 배달되는 우편물이 도착하면받은 모든 수표와 현금을 우편 실 수표 영수증 목록에 기록합니다. 수령 한 각 수표에 대해 지불 당사자의 이름, 수표 번호 및 지불 금액을 양식에 기재하십시오. 영수증이 현금 인 경우 지불 당사자의 이름을 기재하고 "현금?"을 확인하십시오. 상자 및 지불 된 금액. 모든 항목이 완료되면 양식 하단의 "총 영수증"필드에 총계를 입력합니다. 양식에 서명하고 수표와 현금을받은 날짜를 명시하십시오. 또한 수표를받을 때마다 "입금 전용"과 회사의 은행 계좌 번호를 찍습니다. 이것은 누군가가 수표를 추출하여 다른 은행 계좌에 입금하는 것을 더 어렵게 만듭니다.
선불 지급 . 모든 수표, 현금 및 우편 실 수표 영수증 목록 사본을 안전한 사무실 내부 우편 주머니에 넣습니다. 회계 부서의 계산원에게 직접 전달하십시오. 계산원은 파우치에있는 모든 항목을 우편 실 수표 영수증 목록에 일치시키고 목록 사본을 이니셜로 작성하고 사내 우편으로 사본을 우편 실로 반송합니다. 우편 실 직원은 이니셜 사본을 날짜별로 제출합니다.
송장에 현금을 적용합니다 . 회계 소프트웨어에 액세스하여 관련 고객의 미납 송장을 호출하고 고객의 각 지불에 수반되는 송금 통지서에 표시된 송장에 현금을 적용하십시오. 어떤 인보이스가 입금되어야하는지에 대한 표시가없는 경우, 별도의 미적용 계정에 지불을 기록하거나 미적용으로 기록하지만 해당 인보이스를받은 고객의 계정에 기록하십시오. 후자의 경우 수표를 복사하여 나중에 신청 목적으로 보관하여 현재 날짜에 수표를 입금 할 수 있도록합니다.
다른 현금을 기록하십시오 (선택 사항) . 미지급 미수금과 관련이없는 일부 현금 또는 수표가 때때로 도착합니다. 예를 들어, 고객에 의한 선불 또는 보증금 반환이있을 수 있습니다. 이 경우 지불 이유에 대한 적절한 문서와 함께 회계 시스템에 영수증을 기록하십시오.
현금 입금 . 예금 전표에 모든 수표와 현금을 기록하십시오. 입금 전표의 총액을 우편 실 수표 영수증 목록에 명시된 금액과 비교하고 차이를 조정하십시오. 그런 다음 수표와 현금을 잠긴 주머니에 넣고 은행으로 옮깁니다.
은행 영수증과 일치합니다 . 수표와 현금을 받으면 은행에서 영수증을 발급합니다. 계산원이 아닌 다른 사람이이 영수증을 입금 전표의 금액과 비교하고 차이를 조정해야합니다. 영수증을 입금 전표 사본에 스테이플 링하고 일치 단계가 완료되었다는 증거로 문서를 제출하는 것이 유용 할 수 있습니다.
