공급 업체 마스터 파일은 공급 업체 송장 결제 및 구매 주문서 발행에 사용되는 회사 공급 업체에 대한 상당한 양의 정보 저장소입니다. 기업에 상대적으로 적은 수의 공급 업체가있는 경우에도 상당수의 오류가 공급 업체 마스터 파일에 점차적으로 반영됩니다. 다음은 파일을 정리하는 여러 가지 방법입니다.
정기적으로 공급 업체 마스터 파일에서 사용중인 모든 필드를 보여주는 각 공급 업체에 대한 보고서를 인쇄하십시오. 보고서에서 세금 코드 및 납세자 식별 번호 (TIN)와 같은 더 중요한 필드의 누락 된 정보를 스캔하십시오.
이름별로 정렬 된 공급 업체 목록을 인쇄하고 중복 기록이 있음을 나타내는 중복 이름을 찾습니다. 아카이브 할 레코드를 판별하고 다시 사용하지 않도록 플래그를 지정하십시오.
지난 2 년 동안 공급 업체에 대한 지불을 보여주는 보고서를 인쇄하십시오. 해당 기간 동안 활동이없는 경우 관련 공급 업체 마스터 파일을 아카이브 됨으로 플래그 지정하십시오.
최신 공급 업체에 대해 기록 된 납세자 식별 번호를 IRS 웹 사이트의 TIN 매칭 프로그램과 비교하여 기록 된 번호가 정확한지 확인하십시오. 잘못된 정보를 업데이트하십시오.
