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채권 통제

미수금에 대한 통제는이 주요 자산에 대한 포괄적 인 통제 세트를 갖기 전에 미수금을 생성하는 동안 몇 가지 문제를 최소화해야하므로 고객 송장의 최초 생성부터 시작됩니다. 그런 다음 통제는 미수금의 적절한 유지 관리와 고객의 지불 또는 대변 메모 생성을 통한 제거를 포함합니다. 고려해야 할 주요 컨트롤은 다음과 같습니다.

  • 선적 전에 신용 승인이 필요합니다 . 신용 등급이 나쁜 고객에게 주문이 배송되면 미수금을 수집하는 데 문제가 있습니다. 따라서 특정 달러 금액을 초과하는 모든 판매 주문에 대해 신용 부서의 서명 된 승인이 필요합니다.
  • 계약 조건을 확인합니다 . 비정상적인 지불 조건이있는 경우 송장을 생성하기 전에 확인하십시오. 그렇지 않으면 미수금에 고객이 지불을 거부하는 송장이 포함됩니다.
  • 인보이스 교정 . 큰 금액의 송장에 오류가있는 경우 수정 된 송장을 보낼 때까지 고객이 지불을 보류 할 수 있습니다. 이 문제를 완화하려면 더 큰 인보이스를 교정해야합니다.
  • 대변 ​​메모를 승인합니다 . 들어오는 고객 지불에 액세스 할 수있는 사람들은 들어오는 현금을 가로 채서 자신의 트랙을 덮기 위해 크레딧 메모를 만들 수 있습니다. 이 문제를 방지하기위한 한 단계는 신용 메모에 대해 관리자의 공식 승인을 요구하는 것입니다. 신용 메모는 나중에 내부 감사 직원이 확인합니다. 이 통제권을 극도로 사용하지 말고 아주 작은 대변 메모에 대한 승인을 요구하십시오. 회계 담당자가 승인없이 작은 잔액을 만들 수 있도록 허용하십시오.
  • 청구 소프트웨어에 대한 액세스를 제한합니다 . 앞서 언급했듯이 누군가가 고객으로부터 들어오는 지불을 가로 채고 신용 메모로 도난을 숨길 수 있습니다. 신용 메모의 불법 생성을 방지하려면 결제 소프트웨어에 대한 액세스를 암호로 보호해야합니다.
  • 업무 분리 . 앞서 언급했듯이, 아무도 들어오는 고객 지불을 처리하고 대변 메모를 만들 수 없어야합니다. 그렇지 않으면 돈을 받고 신용 메모로 자신의 트랙을 덮을 수 없습니다. 따라서 이러한 작업을 다른 사람에게 할당하십시오.
  • 미수금 분개를 검토합니다 . 미수금 거래는 거의 항상 자체 회계 항목을 생성하는 회계 소프트웨어의 판매 일지를 통과합니다. 따라서 미수금 계정에는 수동 분개가 거의 없어야합니다. 이러한 항목을주의 깊게 조사해야합니다.
  • 송장 패킷을 감사합니다 . 송장이 완료된 후 판매 주문, 신용 승인, 선하 증권 및 송장 사본이 포함 된 패킷이 파일에 있어야합니다. 내부 감사 직원은 이러한 패킷의 선택을 검토하여 청구 담당자가 모든 지원 서류를 적절하게 검토하고 송장을 올바르게 생성했는지 확인해야합니다.
  • 청구서를 배송 로그와 일치 시킵니다. 항목이 해당 송장없이 배송되거나 그 반대로 배송 될 수 있습니다. 이러한 상황을 감지하려면 내부 감사 직원이 청구를 배송 로그와 비교하고 차이점을 조사하도록합니다.
  • 현금 영수증의 적용을 감사합니다 . 회계 직원은 현금 영수증을 미결 송장에 잘못 적용 할 수 있으며 올바른 고객의 계정에 적용하지 않을 수도 있습니다. 내부 감사 직원이 적절한 현금 적용을 확인하기 위해 고객 송장에 대한 현금 영수증을 정기적으로 추적하도록합니다.

이러한 항목은 기본 채권 통제를 구성합니다. 특수 채권 시스템을 보유한 회사는 추가 통제를 구현해야하거나 여기에 나열된 일부 항목이 필요하지 않을 수 있습니다.