미지급금 시스템은 조직적인 방식으로 비즈니스 청구서를 지불합니다. 이 시스템의 목표는 적시에 지불하고 올바른 공급 업체에게 정확한 금액을 지불하는 것입니다. 다음 단계를 사용하여 이러한 시스템을 설정할 수 있습니다.
소프트웨어를 선택하십시오 . 미지급금 모듈이 포함 된 기성 회계 소프트웨어 패키지를 구입하십시오. 각 공급 업체에 대한 표준 결제 정보를 설정하고, 중복 송장을 찾아 내고, 조기 결제 할인을 활용하고, 전자 결제를하는 기능과 같은 표준 기능을 찾으십시오.
공급자를 설정합니다 . 각 공급 업체에 적용되는 이름, 주소, 지불 조건 및 기본 총계정 원장 비용 계정을 소프트웨어의 공급 업체 마스터 파일에 입력합니다.
송장을 입력하십시오 . 미지급금 시스템에 각 송장을 입력합니다. 여기에는 송장 날짜 (수령 날짜가 아님)와 지불 금액 입력이 포함됩니다.
송장을 승인 합니다. 관리자가 각 공급 업체 송장이 도착할 때 개별적으로 승인하도록 시스템을 만들거나, 관리자가 지불을 승인하지 않은 경우에만 Payables 직원에게 알리면되는 부정적인 승인을 사용합니다. 승인 상태를 추적하기 위해 워크 플로 관리 시스템을 시스템에 통합 할 수 있습니다.
지불 일정 . 테스트 실행을 수행하여 소프트웨어에서 지불해야하는 모든 송장 목록을 인쇄하고 보고서에 선택한 날짜 범위 내에 지불해야하는 모든 송장이 포함되어 있는지 확인합니다.
점검 실행을 테스트하십시오 . 소프트웨어에서 승인 된 모든 지불을 확인하고 이러한 송장에 대한 지불을 위해 수표 배치를 인쇄하십시오. 시스템이 선택한 수표 만 지불하는지 확인하십시오.
서명 확인 . 개인을 기본 확인 서명자로 지정하고 다른 사람을 백업 확인 서명자로 지정합니다. 이 사람들에게 각 수표에 첨부 된 백업 문서를 검토 할 의무를 알립니다.
이전 단계에서는 채무 시스템을 통해 채무를 처리하는 방법과 관련된 기본 작업을 다룹니다. 다음 추가 항목을 통합 할 수 있습니다.
3 방향 매칭 . 미지급금 담당자가 공급 업체 송장을 회사의 관련 구매 주문서 및 수신 문서와 일치시켜야 할 수도 있습니다. 이 매칭은 비즈니스가 적절하게 승인되고 수령 된 항목에 대해서만 비용을 지불하도록하기 위해 필요할 수 있습니다.
경비 보고서 . 직원이 구매 한 품목에 대한 영수증이 첨부 된 경비 보고서 양식을 제출해야하는 시스템을 구축합니다. 이 시스템에는 환급되는 비용을 관리하는 여행 정책이 포함될 수 있습니다.
구매 카드 . 회사를 대신하여 카드로 구매할 수있는 권한이있는 일부 직원에게 구매 카드를 발급하는 시스템을 구축합니다. 카드 명세서의 오류를 검토하고 지불 처리를 위해 완전히 검토 된 명세서를 Payables 직원에게 제출하는 절차를 포함합니다.
과도한 지불의 위험을 줄이기 위해 지불 시스템에 제어 선택을 추가해야 할 수도 있습니다.
